“김 대리가 퇴사하니 파일도 사라졌다?” 조직을 구하는 구글 시트 소유권 이전의 진실
월요일 아침의 공포: “파일에 액세스할 수 없습니다”
여기 아주 흔하지만, 겪어보면 등골이 오싹한 시나리오가 있습니다.
마케팅팀의 에이스였던 ‘김 대리’가 지난주 금요일에 퇴사했습니다. 회사는 보안 규정대로 월요일 아침 김 대리의 구글 계정을 삭제(또는 정지) 처리했죠. 그런데 오후에 팀장님이 다급하게 소리칩니다.
“지표 관리하던 ‘2025년 매출 통합 시트’가 안 열려! 권한이 없다고 뜨는데?”
팀원들은 당황합니다. “분명히 저한테 공유해 주셨는데요?”, “지난주까지 같이 편집했잖아요?” 아무리 링크를 클릭해도 화면에는 [액세스 권한 요청] 버튼만 뜰 뿐, 파일은 유령처럼 사라졌습니다. 김 대리의 컴퓨터는 이미 포맷된 상태입니다. 이 회사의 지난 1년 치 데이터는 어디로 증발한 걸까요?
원인은 단 하나, ‘소유권(Ownership)’에 대한 무지 때문입니다.
오늘은 구글 워크스페이스(G Suite)를 쓰는 조직이 반드시 알아야 할 **’내 드라이브(My Drive) vs 공유 드라이브(Shared Drive)’**의 결정적 차이와, 소유권 분쟁을 막는 관리 전략을 파헤칩니다.
🔍 진단: ‘공유’는 ‘소유’가 아니다
많은 실무자가 착각하는 것이 있습니다. “파일을 공유(Share) 받으면, 그 파일은 내 것이기도 하다.” (❌ 틀림)
구글 시트의 세계에서 ‘내 드라이브’에 만든 파일의 주인은, 그 파일을 ‘최초로 생성한 사람’ 단 한 명입니다. 여러분이 ‘편집자’ 권한을 가지고 아무리 열심히 데이터를 입력했어도, 여러분은 그저 ‘집 주인이 초대한 손님’일 뿐입니다.
집 주인(김 대리 계정)이 사라지면(계정 삭제), 그 집(내 드라이브)도 통째로 철거됩니다. 그 안에 있던 손님(팀원들)은 쫓겨나고, 가구(파일)는 모두 폐기 처분되는 것이죠. 이것이 바로 ‘김 대리 사건’의 전말입니다.
🛡️ 해결책: 개인의 배낭이 아닌 ‘공용 캐비닛’을 써라
이 비극을 막는 유일한 방법은 파일을 개인이 소유하지 않게 만드는 것입니다. 즉, 파일의 주인이 ‘사람’이 아니라 ‘팀(조직)’이 되어야 합니다.
이것을 기술적으로 구현한 것이 바로 **[공유 드라이브 (Shared Drive)]**입니다.
1. 내 드라이브 (My Drive) = 개인 배낭
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소유자: 생성한 개인 (예: kim@company.com)
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파일 이동: 개인이 퇴사하면 파일도 함께 사라짐.
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용도: 개인적인 업무 메모, 초안 작성, 대외비 개인 자료.
2. 공유 드라이브 (Shared Drive) = 회사 붙박이장
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소유자: 조직 (도메인 전체)
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파일 이동: 팀원이 퇴사해도 파일은 그 자리에 그대로 있음. 퇴사자의 권한만 삭제됨.
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용도: 팀별 보고서, 매출 데이터, 프로젝트 협업 시트 등 모든 공용 문서.
💡 핵심 전략: “회사의 모든 업무용 구글 시트는 생성하는 순간부터 무조건 ‘공유 드라이브’ 안에서 만들어야 한다.” 이것만 지켜도 데이터 유실 사고의 99%는 예방됩니다.
🚀 실전 이사 작전: 소유권 세탁하기
이미 ‘내 드라이브’에서 잔뜩 만들어버린 중요 시트들, 어떻게 해야 할까요? 단순히 파일을 복사해서 옮기는 것보다 더 스마트한 방법이 필요합니다.
Case A. 아직 김 대리가 퇴사하기 전이라면?
가장 쉽습니다. 김 대리에게 시키세요.
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내 드라이브에 있는 파일을 마우스로 드래그합니다.
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왼쪽 메뉴에 있는 **[공유 드라이브] > [마케팅팀 폴더]**로 떨어뜨립니다.
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구글이 묻습니다. “소유권이 조직으로 이전됩니다. 동의하십니까?”
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[이동]을 누르는 순간, 파일의 주인은 ‘김 대리’에서 ‘회사’로 바뀝니다. 이제 김 대리가 퇴사해도 파일은 안전합니다.
Case B. 김 대리가 이미 퇴사했다면? (관리자 개입)
골치 아프지만 방법은 있습니다. 구글 워크스페이스 관리자(Admin) 콘솔에 접속할 수 있는 전산 팀에게 요청해야 합니다.
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퇴사자의 계정을 ‘삭제’하기 전에 ‘일시 정지’ 상태로 둡니다. (삭제하면 복구 불가!)
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관리자 도구에서 [데이터 이전] 기능을 사용해 퇴사자의 드라이브 통제권을 관리자에게 가져옵니다.
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필요한 파일을 찾아 공유 드라이브로 강제 이동시킵니다.
⚠️ 주의: ‘관리자’ 권한 남발 금지
공유 드라이브를 도입할 때 저지르는 또 다른 실수는 **”모든 팀원에게 ‘관리자(Manager)’ 권한을 주는 것”**입니다.
공유 드라이브의 권한 체계는 매우 섬세합니다.
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관리자 (Manager): 멤버 추가/삭제, 드라이브 삭제 가능 (위험! 팀장급만)
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콘텐츠 관리자 (Content Manager): 파일 생성, 수정, 이동, 삭제 가능 (일반 팀원 추천)
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참여자 (Contributor): 파일 생성/수정 가능, 삭제 불가능 (신입/인턴 추천)
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댓글 작성자 / 뷰어: 보기만 가능
만약 신입 사원에게 ‘관리자’ 권한을 주면, 실수로 팀 전체의 드라이브를 삭제하는 대형 사고가 터질 수 있습니다. 실무자에게는 ‘콘텐츠 관리자’ 권한이 가장 적합합니다.
데이터는 회사의 자산입니다
노트북이나 모니터 같은 비품은 퇴사할 때 반납하면서, 왜 더 중요한 자산인 ‘데이터’는 반납 절차를 챙기지 않을까요?
구글 시트의 링크가 살아있다고 안심하지 마세요. 그 파일의 ‘주인(Owner)’이 누구인지 지금 당장 확인해야 합니다. 소유권이 개인에게 있다면 시한폭탄을 안고 있는 것과 같습니다.
지금 바로 팀원들에게 공지하세요. “오늘부터 모든 업무 파일은 ‘공유 드라이브’에 저장합니다.” 이 한 마디가 훗날 회사의 운명을 바꿀 수도 있습니다.